Errores Típicos al Preparar un Viaje de Fin de Curso (y Cómo Evitarlos)

Este es, sin duda, el error más común y el que más consecuencias negativas tiene. Muchos centros comienzan a planificar el viaje con apenas 3 o 4 meses de antelación, cuando lo recomendable es empezar entre 9 y 12 meses antes.

Las consecuencias de dejarlo para última hora son múltiples: los mejores destinos y alojamientos ya están reservados, los precios de transporte se disparan, las familias tienen menos tiempo para organizar los pagos y el estrés del equipo organizador aumenta exponencialmente.

Aceptar el primer presupuesto que llega es un error costoso, literalmente. Las diferencias entre agencias pueden superar los 100€ por alumno, lo que en un grupo de 30 estudiantes representa más de 3.000€ de diferencia.

Pero no solo importa el precio. Cada agencia incluye servicios diferentes: algunas añaden monitores especializados, otras tienen mejores políticas de cancelación, y la cobertura de los seguros varía significativamente. Comparar solo el precio final sin analizar qué incluye cada propuesta es como comparar manzanas con naranjas.

A veces el equipo organizador decide el destino basándose únicamente en sus preferencias o en lo que funcionó otros años, sin tener en cuenta las circunstancias actuales de las familias. Esto puede generar conflictos cuando se presenta un presupuesto que muchas familias no pueden asumir.

También ocurre lo contrario: dejar la decisión completamente en manos de los estudiantes sin establecer límites realistas. El resultado suele ser una propuesta de viaje a un destino lejano y caro que luego hay que reconducir, generando frustración.

Las autorizaciones paternas son un requisito legal imprescindible, pero es sorprendente la cantidad de problemas que generan cuando no se gestionan correctamente. Documentos incompletos, firmas que faltan, información médica desactualizada o autorizaciones que llegan el mismo día de la salida.

En el peor de los casos, un alumno podría quedarse sin viajar por no tener la documentación en regla. Para viajes internacionales, la situación se complica aún más si los padres están separados y no se cuenta con la autorización de ambos progenitores.

Muchos organizadores ven el seguro como un trámite más y no le prestan la atención que merece. Sin embargo, un seguro inadecuado puede convertir un pequeño incidente en un problema grave. No todos los seguros cubren lo mismo: actividades de aventura, repatriación, cancelación por enfermedad o responsabilidad civil tienen coberturas muy diferentes según la póliza.

También es un error asumir que el seguro escolar ordinario cubre los viajes. En la mayoría de casos, la cobertura es insuficiente para actividades fuera del centro educativo, especialmente en el extranjero.

La emoción de visitar un nuevo destino lleva a muchos organizadores a querer incluir demasiadas actividades en poco tiempo. El resultado es un grupo de estudiantes agotados, corriendo de un sitio a otro sin tiempo para disfrutar realmente de ninguno.

Un viaje de fin de curso no es una carrera contrarreloj. Los estudiantes necesitan momentos de descanso, tiempo libre para explorar por su cuenta y la oportunidad de crear recuerdos espontáneos con sus compañeros. Un itinerario sobrecargado genera estrés y resta calidad a la experiencia.

Dar por sentado que los estudiantes saben cómo deben comportarse durante el viaje es un error que puede arruinar la experiencia para todos. Sin normas claras y consensuadas, surgen conflictos sobre horarios, uso del móvil, comportamiento en el hotel o qué hacer durante el tiempo libre.

También es importante que las familias conozcan y respalden estas normas. Si los padres no están informados de las reglas del viaje, pueden surgir desacuerdos cuando haya que aplicar alguna consecuencia.